Meningkatkan Performance dengan Business Intelligence(BI)

Dewasa ini banyak perusahaan yang berpaling ke Business Intelligence(BI), setelah sekian lama berkutat dalam pengimplementasian ERP dan CRM dan sistem IT corporat lainnya. Mereka sudah mulai mengekstrak data yang begitu kompleks menjadi informasi yang lebih strategis. Kemajuan di bidang IT sekarang telah diperhadapkan dengan Business Intelligence(BI) yang sudah mulai meringsek ke dalam Market IT.

Business Intelligence adalah merupakan kumpulan aplikasi, teknologi, dan pengetahuan untuk mengumpulkan dan menganalisis data untuk membantu pengguna membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Ide dasarnya sangat sederhana contohnya Dengan menggunakan aplikasi untuk mengekstrak data yang kompleks yang telah dikumpulkan selama ini dan menyajikannya dalam sebuah dashboard sederhana kepada si pembuat keputusan. Apabila Lampu di dashboard berwarna hijau menandakan bisnis berjalan dengan baik, tetapi apabila lampu di dashboard berwarna merah, maka si pembuat keputusan harus membuat beberapa perubahan utk mengatasi masalah.

Yang menjadi tantangan utama dari BI adalah utk mengumpulkan dan menyajikan informasi yang terorganisasi tentang semua faktor yang relevan yang mendorong bisnis dan memungkinkan pengguna akhir utk mengakses pengetahuan dengan mudah dan efisien dan dampaknya pada keberhasilan organisasi.

BI menghasilkan analisis dan menyediakan pengetahuan yang mendalam tentang indikator kinerja seperti customer dari perusahaan, kompetitor, mitra bisnis, lingkungan ekonomi, dan operasi internal untuk membuat keputusan bisnis yang efektif dan berkualitas baik.

Area penting yang dicover oleh BI adalah :

-Data Warehousing - arstitektur, pemodelan, pengelolaan, dan pengolahan

-Proses ETL(Extracting, Transforming, Loading) dan pengintegrasian data

-Reporting, Visualisasi Informasi dan Dashboards

-OLAP – Online Analytical Processing dan analisis multidimensional

-Data cleansing dan pengelolaan kualitas data

-Performance Management

-Data Mining, analisis statistik, dan prediksi

-MIS - Management Information Systems

-CRM - Customer Relationship Management

Bisa disimpulkan BI dibutuhkan utk mengubah informasi yang ada menjadi informasi yang lebih berdaya guna/bermakna.

Dewasa ini BI sudah berkembang sangat pesat. Aplikasi BI dilengkapi dengan e-mail, dimana sistem akan memberikan peringatan melaluinya. Ketika para manajer mendapat email peringatan, maka kapan saja dan dimana saja mereka bisa menggali informasi yang lebih dalam lagi utk memeriksa semua unit bisnis apakah sudah berjalan sebagaimana mestinya atau tidak. Apakah ada inventori barang dalam keadaan kritis? Apakah pelayanan terhadap pelanggan menurun? Apakah ada pelanggan yang lari ke kompetitor? dll

Aplikasi BI generasi baru rata-rata diklaim para vendornya bisa membantu perusahaan mendapatkan angka ROI (return on investment) yang impresif. BI kini digunakan untuk mencari ide-ide penghematan biaya, membuka peluang bisnis baru, mengolah data ERP menjadi laporan yang bisa diakses, cepat merespon peritel dan mengoptimalkan harga. Data yang tak tergunakan (unused data) masih merupakan sumber terbesar produktivitas dan keunggulan kompetitif yang tak termanfaatkan di sebagian besar perusahaan

Selain itu, para CIO yang cenderung pelit, rela mengeluarkan uang untuk piranti lunak BI karena investasi yang dibutuhkan relatif kecil, namun payback-nya cepat, kata Larry Downes, konsultan strategi dan penulis buku “Unleashing the Killer App and The Strategy Machine.”

Perusahaan juga menggunakan BI untuk menerima atau menolak suatu keputusan bisnis dengan berani. “Seringkali, evaluasi berbagai peluang pertumbuhan didasarkan pada feeling, estimasi dan asumsi. Karena untuk memperoleh data yang pasti biasanya memakan waktu. BI memungkinkan Anda melihat angka-angka yang dibutuhkan secara cepat untuk membenarkan keputusan tersebut.

Di beberapa perusahaan, BI juga dimanfaatkan untuk mengelola inventori, seperti yang dilakukan TruServ. Perusahaan ritel alat-alat petukangan dan rumah tangga yang menggunakan piranti BI buatan Business Objects untuk mencari produk-produk yang sudah tersimpan di salah satu dari ke-14 gudangnya lebih dari 120 hari. Perusahaan ini mengumpankan informasi tersebut ke dalam piranti lunak supply chain buatan JDA Software Group, yang kemudian menarik produk ini dari pusat distribusi dan menjualnya ke toko-toko dengan harga lebih rendah.

Langkah ini membantu TruServ menghemat 50 juta dolar dari biaya inventori tahun 2002. Para manajer pemasaran di TruServ juga menggunakan piranti BI untuk mengetahui dimana promosi berjalan baik dan dengan cepat memindahkan produk ke pusat-pusat distribusi dari wilayah-wilayah dimana promosi tidak berjalan baik.

 

Studi Kasus FiberMark

Untuk mengambil data yang tersimpan di sistem TI korporat, banyak perusahaan berpaling ke piranti lunak BI. “Kami melihat sejumlah perusahaan yang berinvestasi di ERP atau CRM, namun tidak mendapatkan hasil yang diharapkan,” ujar Rebecca Wettemann, vice president of research di Nucleus Research.
FiberMark North America misalnya, telah menghabiskan dana 4,5 juta dolar untuk piranti lunak ERP dari J.D. Edwards dan 3,5 juta dolar untuk piranti lunak database dari Oracle. “Biasanya, sistem ERP bisa mengumpulkan data, tapi laporan yang dihasilkan kadang tidak sepadan,” ujar Joel Taylor, direktur sistem informasi FiberMark. “Kami sudah begitu putus asa untuk bisa mendapatkan informasi yang bagus secara cepat.”

Akhirnya, Taylor mengeluarkan dana sekitar 75.000 dolar untuk QlikView – piranti lunak BI buatan QlikTech, yang mengambil data yang tersimpan di sistem ERP, spreadsheet Excel dan database Oracle dan Access, dan menyimpannya di RAM server.

Kini, alih-alih mencetak laporan bulanan setebal 1.000 halaman untuk masing-masing staf penjualan FiberMark yang berjumlah 29 orang, Taylor cukup mengajari mereka bagaimana mengakses data dari intranet korporat kapan saja mereka inginkan.

“Dengan sedikit latihan, mereka sudah bisa menguasainya,” tandas Taylor. “Kini mereka cukup mencetak empat halaman saja, bukannya 1.000.” Dari situ saja sistem ini sudah kembali modal dalam sembilan bulan karena penghematan kertas, toner, dan penggunaan printer. Namun, yang terpenting, para salespeople dan eksekutif bisa mempelajari data yang terbarui setiap hari.